Trong nhiều năm đồng hành cùng các bệnh viện trên khắp cả nước, tôi đã chứng kiến một thực tế mà hầu như lãnh đạo nào cũng hiểu, nhưng không phải ai cũng dám đối mặt: Bệnh viện đang thất thoát doanh thu mỗi ngày. Thất thoát xảy ra lặng lẽ, bền bỉ và kéo dài trong nhiều năm, đến mức nó trở thành “bình thường mới” mà mọi người quen dần, chấp nhận dần. Nhưng với tư cách là người làm công nghệ, làm dữ liệu, và là một CEO nhìn thấy toàn cảnh, tôi có thể khẳng định một điều: những thất thoát này hoàn toàn có thể xử lý triệt để nếu bệnh viện thay đổi cách vận hành.
Tôi đã gặp những bệnh viện có doanh thu hàng trăm tỷ mỗi năm, nhưng khi phân tích số liệu sâu, chúng tôi phát hiện ra rằng 8–12% doanh thu bị thất thoát mà không ai biết. Có bệnh viện thất thoát từ BHYT, có nơi thất thoát từ chênh lệch vật tư, có nơi thất thoát từ quy trình tiếp đón, và có nơi thất thoát chỉ vì một vài sai sót rất nhỏ của nhân viên trong khâu nhập liệu. Tất cả đều do một điểm chung: quy trình vận hành không dựa trên dữ liệu và không có sự liên thông giữa các bộ phận.
Nói một cách dễ hiểu, trong nhiều bệnh viện, thông tin đi bằng… chân. Từ bàn tiếp đón sang bác sĩ, từ bác sĩ sang điều dưỡng, từ điều dưỡng sang khoa cận lâm sàng, rồi quay lại quầy thanh toán. Một quy trình hình vòng cung như thế chỉ cần một mắt xích sai là toàn bộ dữ liệu bị lệch. Và khi dữ liệu lệch, doanh thu lệch theo. Không ai nhìn thấy ngay lập tức, nhưng cuối năm, chênh lệch lên tới hàng chục tỷ là chuyện hoàn toàn có thể xảy ra.
Vấn đề đầu tiên mà tôi thường nhìn thấy là thất thoát trong ghi nhận dịch vụ. Bác sĩ chỉ định đúng, điều dưỡng thực hiện đúng, nhưng dữ liệu nhập sai hoặc nhập thiếu. Thậm chí có nơi thực hiện đầy đủ dịch vụ, nhưng do phần mềm không liên thông hoặc nhân viên quên cập nhật, bệnh viện không thu được tiền dịch vụ đó. Mỗi ngày chỉ cần sai 5–10 chỉ định, cả năm bệnh viện mất một khoản rất lớn. Điều đáng nói là phần lớn sai sót này hoàn toàn không do năng lực nhân viên, mà do hệ thống vận hành không hỗ trợ họ.
Vấn đề thứ hai là thất thoát do sai sót BHYT, và tôi tin bất kỳ lãnh đạo bệnh viện nào cũng thấu hiểu nỗi đau này. Sai ICD10, sai mã dịch vụ, sai ngày giờ… Những lỗi rất nhỏ nhưng khiến hồ sơ bị xuất toán,. Có bệnh viện bị xuất toán tới 3–5 tỷ mỗi năm mà vẫn không biết chính xác sai ở đâu. Điều làm tôi tiếc là: những sai sót này không cần con người sửa, mà công nghệ hoàn toàn có thể kiểm soát trước khi gửi hồ sơ đi. Nhưng để làm được điều đó, bệnh viện phải có hệ thống dữ liệu thống nhất và một mô hình vận hành chuẩn hóa.
Vấn đề thứ ba nằm ở quản lý vật tư – thiết bị – giá vốn. Đây là khu vực thất thoát âm thầm nhất. Nhiều bệnh viện không biết chính xác tồn kho thực tế của từng vật tư, mức tiêu hao theo từng ca bệnh, hiệu suất sử dụng máy móc, hay chênh lệch giữa tồn kho sổ sách và tồn kho thực. Lý do là vì dữ liệu ở kho, dữ liệu ở khoa, dữ liệu ở phòng tài chính và dữ liệu ở phần mềm quản lý… không khớp với nhau. Khi mỗi bộ phận dùng một hệ thống khác nhau, khi dữ liệu không chảy theo một trục, thất thoát là điều đương nhiên.
Vấn đề thứ tư là gian lận trong thanh toán. Tôi từng hỗ trợ một bệnh viện tư nhân phân tích dữ liệu giao dịch của quầy thu ngân và bất ngờ phát hiện ra rằng một nhân viên đã “quên” in hóa đơn hơn 200 lần trong vài tháng. Tiền bệnh nhân đã nộp nhưng không vào sổ. Bệnh viện mất tiền mà không hề hay biết. Sau này khi chuẩn hóa hệ thống, mỗi giao dịch đi qua phần mềm đều được giám sát theo thời gian thực, tình trạng này biến mất hoàn toàn.
Vấn đề thứ năm, và có lẽ ít được nhắc đến nhất, là thất thoát do thiếu lãnh đạo dữ liệu. Nhiều quyết định quan trọng – từ đầu tư máy móc, mở rộng chuyên khoa, tăng giảm nhân sự – không dựa trên số liệu mà dựa vào cảm nhận. Một quyết định sai có thể khiến bệnh viện mất hàng tỷ đồng trong nhiều năm. Khi dữ liệu không minh bạch, doanh thu không bao giờ đạt đúng tiềm năng.
Điều may mắn là tất cả những vấn đề trên đều có thể giải quyết bằng chuyển đổi số đúng hướng. Tôi nhấn mạnh chữ “đúng hướng”, bởi nếu chỉ mua thêm phần mềm, hoặc triển khai công nghệ theo phong trào, các vấn đề này thậm chí còn tăng lên. Điều bệnh viện cần là một hệ sinh thái phần mềm đồng bộ, dữ liệu chuẩn hóa và quy trình được thiết kế lại để mọi thao tác đều minh bạch, liền mạch, không phụ thuộc vào sự nhớ – quên của con người.
Trong nhiều dự án mà chúng tôi triển khai, chỉ cần chuẩn hóa danh mục, chuẩn hóa quy trình nhập liệu, tích hợp HIS – LIS – PACS – ERP thành một hệ thống thống nhất, bệnh viện đã giảm ngay 20–30% sai sót BHYT chỉ trong 2–3 tháng. Khi áp dụng RPA kiểm tra tự động hồ sơ, lỗi giảm tới 70–80%. Khi ERP được liên thông với hệ thống HIS, thất thoát vật tư giảm mạnh, thậm chí có bệnh viện lần đầu tiên biết chính xác tồn kho thực tế sau nhiều năm.
Một bệnh viện vận hành dựa trên dữ liệu sẽ không bao giờ để thất thoát xảy ra âm thầm. Mọi bất thường đều có cảnh báo. Mọi chênh lệch đều được phát hiện ngay. Mọi quyết định đều dựa trên con số rõ ràng. Khi đó, bệnh viện không chỉ tăng doanh thu mà còn tăng uy tín, tăng chất lượng phục vụ, giảm áp lực cho nhân viên và xây dựng được mô hình vận hành hiện đại, bền vững.
Tôi luôn tin rằng thất thoát không phải là số phận. Thất thoát chỉ xảy ra khi bệnh viện vận hành trong bóng tối của dữ liệu rời rạc. Khi ánh sáng của minh bạch – chuẩn hóa – tự động hóa được bật lên, bệnh viện sẽ vận hành như một hệ thống sống mạnh mẽ, thông minh và hiệu quả.
Nếu bệnh viện của bạn đang muốn giảm thất thoát, tăng hiệu quả, và xây dựng mô hình vận hành dựa trên dữ liệu, chúng tôi MEDITECH sẵn sàng đồng hành để giúp bạn thực hiện điều đó một cách bài bản và bền vững. Hãy bắt đầu hành trình này ngay hôm nay – để mỗi đồng doanh thu của bệnh viện đều được ghi nhận đúng, đủ và minh bạch.