Trong quy trình lập hồ sơ đề nghị thanh toán BHYT, sai sót hành chính là điều khó tránh khỏi. Chỉ cần lệch một ký tự, nhầm một dòng thông tin, hồ sơ sẽ lập tức bị trả về từ Cổng Tiếp nhận BHYT. Điều này buộc cán bộ phải mở lại file XML, chỉnh sửa và xuất lại hồ sơ — gây mất thời gian, dễ phát sinh lỗi và ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ quyết toán.
Ở nhiều cơ sở khám chữa bệnh, khối lượng hồ sơ mỗi ngày lên đến hàng trăm bản nên những lỗi nhỏ như vậy trở thành áp lực không nhỏ. Đây chính là lý do tính năng “Thay thế thông tin hành chính” được xem là công cụ đột phá, hỗ trợ thiết thực cho cán bộ phụ trách hồ sơ BHYT, đặc biệt trong bối cảnh các bệnh viện đang chuyển đổi mạnh mẽ sang hệ thống Bệnh án điện tử.
Tính năng hỗ trợ sửa thông tin mà không cần làm lại XML
Trước đây, khi hồ sơ bị trả về do lỗi hành chính, cán bộ phải thao tác theo cách cũ:
- Mở lại file XML
- Tìm lỗi
- Chỉnh sửa
- Xuất lại XML
- Gửi lại toàn bộ hồ sơ
Quy trình này vừa mất thời gian, vừa làm tăng nguy cơ lỗi cấu trúc XML — đặc biệt với những đơn vị chưa có nền tảng số đồng bộ.
Giờ đây, với tính năng “Thay thế thông tin hành chính” trên Cổng tiếp nhận BHYT, cán bộ chỉ cần vài bước đơn giản để sửa lỗi, không phải tạo lại XML từ đầu.
Cách thực hiện:
Bước 1:
- Truy cập: Hồ sơ đề nghị thanh toán → Hồ sơ XML → Thay thế thông tin hành chính.
- Chọn tháng/năm quyết toán và trạng thái “Mới nhận”.
- Hệ thống tự động lọc các hồ sơ bị trả về → Chọn “Sửa”.
- Trên màn hình, bên trái hiển thị dữ liệu cũ, bên phải là các trường mới cần thay thế.
- Chỉ nhập những thông tin cần sửa → Nhấn “Lưu”.
Bước 2:
- Chọn trạng thái “Đã sửa”.
- Tích hồ sơ cần gửi và bấm “Gửi giám định”.
- Hồ sơ được gửi lại ngay, không cần thao tác lại file XML.
Lợi ích nổi bật đối với cán bộ hồ sơ và cơ sở KCB
- Tiết kiệm thời gian đáng kể: Một hồ sơ trước đây cần 5–10 phút để chỉnh sửa, nay chỉ mất khoảng 30 giây. Với hàng trăm hồ sơ mỗi ngày, tính năng này giúp giảm tải khối lượng công việc rõ rệt.
- Hạn chế tối đa lỗi XML thủ công: Không còn nỗi lo lệch dấu, sai ký tự, lỗi mã hóa hay vỡ cấu trúc XML — những sự cố rất dễ xảy ra khi chỉnh sửa thủ công.
- Đảm bảo tiến độ quyết toán BHYT: Tính năng chỉ áp dụng cho hồ sơ chưa giám định chủ động hoặc chưa tổng hợp quyết toán, tránh ùn tắc hồ sơ, giảm nguy cơ phải xử lý sai sót thủ công.
- Tối ưu quy trình và giảm áp lực cho cán bộ: Việc không phải thao tác lại từ đầu giúp cán bộ hồ sơ tập trung vào những phần việc quan trọng hơn, giảm căng thẳng và nâng cao hiệu suất.
Tính năng phù hợp cho những ai?
- Cán bộ lập hồ sơ thanh toán BHYT
- Nhân viên KHTH, khoa Khám bệnh
- Bộ phận CNTT hỗ trợ xử lý hồ sơ XML
- Các cơ sở KCB đang áp dụng Bệnh án điện tử và hệ thống số hóa hồ sơ
Đặc biệt, tính năng này trở thành mắt xích quan trọng trong hệ sinh thái quản lý hồ sơ điện tử, nơi mọi quy trình tối ưu hóa nhằm giảm thiểu tác vụ thủ công.
Vai trò trong chuyển đổi số và mô hình Bệnh án điện tử
Đối với các bệnh viện đang triển khai Bệnh án điện tử (EMR), việc chuẩn hóa dữ liệu và rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ BHYT là yếu tố then chốt.
Tính năng Thay thế thông tin hành chính chính là giải pháp giúp:
- Giảm gián đoạn khi tích hợp dữ liệu giữa EMR và Cổng BHYT
- Tăng tính chính xác của hồ sơ hành chính
- Rút ngắn chu trình tiếp nhận – xử lý – thanh toán
- Nâng cao năng lực vận hành của bệnh viện trong giai đoạn chuyển đổi số
Đây là ví dụ rõ ràng về việc ứng dụng công nghệ vào những điểm nghẽn nhỏ nhưng ảnh hưởng lớn trong thực tế vận hành.
Trong bối cảnh các cơ sở khám chữa bệnh đang hướng đến mô hình bệnh viện số, mỗi thao tác được tối ưu đều góp phần nâng cao chất lượng phục vụ và giảm tải công việc cho cán bộ.
Tính năng “Thay thế thông tin hành chính” không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm lỗi, tăng hiệu quả xử lý hồ sơ và hỗ trợ tiến trình chuyển đổi số một cách mượt mà.
Nếu đơn vị của bạn chưa sử dụng triệt để tính năng này, đây chính là thời điểm để áp dụng — nhằm nâng cao hiệu suất, giảm tồn đọng hồ sơ và tăng tốc độ quyết toán BHYT.