Trong hồ sơ khám chữa bệnh, mỗi loại thuốc đều được quy định hàm lượng chuẩn theo danh mục được bệnh viện phê duyệt. Tuy nhiên, nhiều bệnh viện vẫn gặp tình trạng thuốc trong hồ sơ không khớp hàm lượng với danh mục, dẫn đến hồ sơ bị trả về ngay khi gửi cơ quan BHYT. Đây là một trong những lỗi phổ biến nhưng khó phát hiện, đặc biệt trong bối cảnh các bệnh viện đang chuyển đổi số mạnh mẽ và sử dụng hệ thống quản lý bệnh án điện tử.
Nguyên nhân khiến lỗi “thuốc sai hàm lượng” xảy ra
Thứ nhất, danh mục thuốc nội bộ và danh mục thuốc BHYT không đồng bộ với nhau. Trong nhiều trường hợp, danh mục nội bộ có hai đến ba hàm lượng khác nhau nhưng danh mục thanh toán BHYT chỉ công nhận một hàm lượng duy nhất. Sự không thống nhất về tên hoạt chất, hàm lượng, dạng bào chế hoặc giá khiến quá trình đối chiếu khi xuất XML dễ gặp sai sót.
Thứ hai, sai cấu hình trong phần mềm HIS là nguyên nhân rất phổ biến. Khi tạo mới thuốc, người phụ trách có thể chọn nhầm hàm lượng mặc định hoặc copy từ thuốc cũ nhưng không kiểm tra lại thông tin. Ngoài ra, việc nhập liệu nhanh, danh sách thuốc dài, hoặc khoa Dược chưa cập nhật đầy đủ hàm lượng được phê duyệt cũng dẫn đến lỗi sai sót ngay từ bước cấu hình.
Thứ ba, bác sĩ kê đơn đúng nhưng hàm lượng trong HIS lại sai. Đây là lỗi khó phát hiện nhất vì giao diện hiển thị đúng tên thuốc, nhưng dữ liệu cấu hình phía sau lại không đúng. Ví dụ, bác sĩ chọn Augmentin 1g nhưng hệ thống đang lưu mặc định thành 625mg do danh mục chưa được cập nhật. Nhân viên viện phí không thể nhận ra lỗi bằng mắt thường và hồ sơ chỉ bị phát hiện khi gửi lên cổng giám định.
Thứ tư, danh mục thuốc thay đổi nhưng hồ sơ đã chốt trước đó không được cập nhật. Khi khoa Dược điều chỉnh lại hàm lượng hoặc sửa danh mục thuốc, hệ thống HIS đã cập nhật đúng nhưng các hồ sơ cũ không được xuất lại XML. Điều này khiến hàng loạt hồ sơ bị từ chối khi đề nghị thanh toán BHYT.
Hậu quả khi hàm lượng thuốc không khớp danh mục
Sai hàm lượng thuốc không chỉ là một lỗi nhỏ về kỹ thuật mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và tỷ lệ quyết toán. XML sẽ bị từ chối vì hàm lượng không hợp lệ, từ đó kéo theo sai giá, sai thành tiền và sai phạm vi thanh toán. Nhiều trường hợp, chỉ một dòng thuốc sai hàm lượng có thể làm hỏng toàn bộ hồ sơ và khiến 10 đến 30 dòng chi phí liên quan bị loại. Điều này tạo ra thất thoát lớn cho bệnh viện, tăng áp lực cho bộ phận viện phí và làm giảm tỷ lệ hồ sơ được chấp nhận.
Giải pháp của MEDITECH HIS trong xử lý lỗi sai hàm lượng thuốc
Với kinh nghiệm triển khai bệnh án điện tử và hệ thống quản lý bệnh viện, MEDITECH HIS xây dựng nhiều cơ chế tự động nhằm ngăn chặn lỗi sai hàm lượng ngay từ bước cấu hình.
Hệ thống kiểm tra hàm lượng khi cấu hình danh mục thuốc. Khi phát hiện hàm lượng không khớp với danh mục BHYT, nhập sai định dạng hoặc chọn nhầm hàm lượng không thuộc danh mục đã phê duyệt, HIS sẽ cảnh báo ngay lập tức. Điều này giúp loại bỏ lỗi từ gốc và tránh để sai sót lọt vào hồ sơ.
Ngoài ra, MEDITECH HIS thực hiện kiểm tra chuyên sâu trước khi xuất XML. Hệ thống đối chiếu hàm lượng, mã BYT, giá thuốc và dạng bào chế – hàm lượng – đơn vị tính để đảm bảo tất cả dữ liệu hoàn toàn đồng nhất. Nhờ vậy, các hồ sơ sai sẽ được phát hiện trước khi gửi đi, tránh tình trạng bị BHYT trả về.
MEDITECH HIS cũng hỗ trợ so khớp tự động với danh mục Dược. Khi danh mục nội bộ có hai thuốc trùng tên nhưng khác hàm lượng, hệ thống sẽ cảnh báo để tránh nhập nhầm khi bác sĩ kê đơn hoặc dược sĩ cấp phát thuốc. Việc đồng bộ danh mục giúp toàn bộ quy trình từ kê đơn – cấp phát – thanh toán diễn ra trơn tru và chính xác.
Sai hàm lượng thuốc là lỗi nhỏ nhưng gây ảnh hưởng lớn đến toàn bộ quá trình quyết toán BHYT. Nếu không có cơ chế kiểm soát mạnh mẽ, bệnh viện dễ bị thất thoát chi phí, tốn thời gian xử lý lỗi và giảm tỷ lệ hồ sơ được duyệt.
MEDITECH HIS giúp bệnh viện chuẩn hóa danh mục thuốc, phát hiện lỗi từ bước cấu hình, giảm sai sót khi kê đơn và cấp phát, đồng thời đảm bảo hồ sơ luôn chuẩn trước khi gửi cổng giám định. Đây là giải pháp quan trọng giúp nâng cao tỷ lệ quyết toán và tối ưu doanh thu trong bối cảnh các bệnh viện đang chuyển đổi sang hệ thống bệnh án điện tử.