Kế toán bệnh viện không giống kế toán doanh nghiệp thông thường. Khi doanh nghiệp xoay quanh doanh thu, chi phí và lợi nhuận, bệnh viện phải xử lý thu chi y tế phức tạp, thanh toán BHYT, dịch vụ đa nguồn, tạm ứng – hoàn ứng và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Bộ Y tế và BHXH. Chính vì vậy, phần mềm kế toán bệnh viện được thiết kế đặc thù, đáp ứng những yêu cầu mà phần mềm doanh nghiệp phổ thông không thể thực hiện.
Khác biệt đầu tiên dễ nhận thấy là thu – chi y tế trong bệnh viện cực kỳ đa dạng và phức tạp. Trong khi doanh nghiệp chỉ quan tâm đến các khoản thu từ bán hàng hay thu công nợ, cùng các chi phí vận hành như lương, mua nguyên vật liệu hay chi phí quản lý, thì bệnh viện phải quản lý thu từ khám chữa bệnh, dịch vụ theo yêu cầu, kỹ thuật cao, tạm ứng nội trú, thu BHYT chưa chi trả, khám sức khỏe doanh nghiệp, giường bệnh, xét nghiệm hay chẩn đoán hình ảnh. Cùng với đó, chi phí y tế cũng đặc thù và biến động liên tục, bao gồm chi vật tư tiêu hao theo lượt khám, chi thuốc theo đơn, chi hao phí thiết bị y tế, chi mổ, chi trả cho bác sĩ kíp mổ, chi hợp đồng dịch vụ thuê ngoài và nhiều khoản phát sinh khác. Do tính chất phức tạp này, phần mềm kế toán bệnh viện phải liên thông với hệ thống HIS, theo dõi chi phí theo từng bệnh nhân, khoa phòng và dịch vụ, đồng thời tự động đối chiếu thu – chi theo lượt điều trị.
Khác biệt thứ hai là kế toán BHYT và doanh thu dịch vụ, vốn là đặc thù hoàn toàn mà doanh nghiệp không có. Doanh thu bệnh viện không chỉ từ dịch vụ tự chi trả mà còn từ Quỹ BHYT với quy trình phức tạp, bao gồm ghi nhận phần dịch vụ được BHYT chi trả, phần đồng chi trả của người bệnh, tách riêng phần BHYT xuất toán và kết nối dữ liệu 12 XML theo Quyết định 130 để quyết toán. Đồng thời, bệnh viện còn phải quản lý doanh thu dịch vụ tự túc như khám yêu cầu, dịch vụ nhanh, gói khám sức khỏe hay dịch vụ mổ theo yêu cầu. Một dịch vụ có thể thanh toán từ nhiều nguồn khác nhau như BHYT, doanh nghiệp, bệnh nhân, bảo hiểm thương mại, ngân sách, xã hội hóa, yêu cầu phần mềm kế toán bệnh viện phải tự động tách nguồn thanh toán, mức hưởng, phần chênh lệch và đồng bộ với hồ sơ quyết toán BHYT. Đây là nghiệp vụ mà phần mềm doanh nghiệp thông thường không thể thực hiện.
Khác biệt thứ ba nằm ở khả năng quản lý thanh toán nhiều nguồn và nhiều đối tượng. Trong một bệnh viện, một ca khám có thể liên quan đồng thời đến nhiều dịch vụ, nhiều đối tượng thanh toán như bệnh nhân thường, bệnh nhân BHYT, doanh nghiệp ký hợp đồng KSK, nhà cung cấp dịch vụ liên kết hay bảo hiểm thương mại. Một giao dịch đơn lẻ có thể chia thành nhiều phần, đòi hỏi kế toán tự động đối chiếu tiền thu theo ca khám, hạch toán lên sổ kế toán, quản lý công nợ nhiều đối tượng và quản lý hóa đơn điện tử theo từng nguồn thanh toán. Trong khi đó, doanh nghiệp chỉ cần theo dõi công nợ khách hàng và nhà cung cấp, đơn giản hơn rất nhiều.
Chính vì ba đặc thù này, phần mềm kế toán bệnh viện cần những chức năng mà phần mềm doanh nghiệp không có. Hệ thống phải tích hợp HIS để nhận dữ liệu dịch vụ tự động, kết nối cổng BHYT để nhận XML chuẩn theo Quyết định 130, theo dõi doanh thu BHYT, dịch vụ và KSK riêng biệt, quản lý tạm ứng – hoàn ứng nội trú, quản lý công nợ đa đối tượng, tự động đối soát thu – chi theo từng người bệnh, lập báo cáo theo yêu cầu Bộ Y tế và BHXH, phân bổ doanh thu từng khoa phòng, quản lý nhiều nguồn thu như QR, POS hay ví điện tử, đồng thời hỗ trợ cả bệnh viện tư, công lập, đa khoa và chuỗi phòng khám.
Phần mềm kế toán bệnh viện hoàn toàn khác biệt so với phần mềm doanh nghiệp, từ đặc thù thu – chi đến quy trình, nguồn thanh toán và tuân thủ quy định của Nhà nước. Để vận hành hiệu quả, minh bạch và tự động hóa tài chính, các bệnh viện cần một hệ thống tích hợp HIS – ERP – BHYT, tự động hóa thu chi, quản lý đa nguồn thanh toán và đảm bảo đúng chuẩn dữ liệu y tế. Đây chính là xu hướng chuyển đổi số tài chính bắt buộc mà mọi cơ sở y tế cần triển khai từ năm 2025 để nâng cao hiệu quả quản trị và chất lượng dịch vụ.