Trong bối cảnh các bệnh viện hiện nay đang đẩy mạnh chuyển đổi số và tối ưu hóa hoạt động, việc phân tích chi phí – doanh thu theo từng khoa, phòng trở thành một yếu tố chiến lược giúp lãnh đạo đưa ra các quyết định chính xác. Không chỉ dừng lại ở các báo cáo tổng hợp, các cơ sở y tế hiện đại cần xây dựng hệ thống KPI tài chính theo khoa, báo cáo lãi/lỗ theo từng tuyến điều trị, đồng thời triển khai dashboard realtime để giám sát hiệu quả hoạt động liên tục.
Phân tích chi phí – doanh thu theo từng khoa và phòng là bước đầu tiên để hiểu rõ hoạt động tài chính của bệnh viện. Mỗi khoa có đặc thù chi phí và doanh thu khác nhau. Ví dụ, khoa Cấp cứu thường có chi phí trực cao nhưng doanh thu biến động theo ca bệnh, trong khi khoa Ngoại – Sản tiêu tốn nhiều chi phí vật tư, thủ thuật và phẫu thuật. Các khoa Nội – Ngoại trú có chỉ số điều trị khác nhau, còn cận lâm sàng như X-quang, CT, MRI hay xét nghiệm lại có biên lợi nhuận riêng biệt. Nếu không phân tích chi tiết, bệnh viện dễ rơi vào tình trạng không nắm rõ khoa nào lãi – lỗ, khó tối ưu nhân sự, vật tư và thuốc, cũng như khó xác định dịch vụ nào thực sự mang lại hiệu quả tài chính và quyết định mở rộng dịch vụ mới.
Để đo lường hiệu quả, các bệnh viện hiện đại triển khai bộ KPI tài chính theo từng khoa. KPI doanh thu bao gồm các chỉ số như doanh thu BHYT, doanh thu dịch vụ theo khoa, doanh thu bình quân mỗi lượt khám và doanh thu theo nhóm dịch vụ như cận lâm sàng, giường bệnh, thủ thuật hay phẫu thuật. Bên cạnh đó, KPI chi phí giúp theo dõi chi phí nhân sự, chi phí vật tư – thuốc, chi phí thiết bị và chi phí overhead phân bổ cho từng khoa. Các KPI hiệu quả như lợi nhuận gộp, tỷ lệ chi phí/doanh thu, tỷ lệ sử dụng giường bệnh, hiệu suất máy móc cận lâm sàng hay chi phí bình quân mỗi lượt điều trị cũng được ghi nhận. Ngoài ra, KPI quản trị như thời gian quay vòng hồ sơ BHYT, tỷ lệ xuất toán, tỷ lệ điều trị đúng tuyến và tỷ lệ dịch vụ kỹ thuật bị sai cấu hình giúp lãnh đạo theo dõi toàn diện hiệu quả hoạt động của từng khoa theo thời gian thực.
Ngoài việc phân tích theo khoa, báo cáo lãi/lỗ theo tuyến điều trị cũng là công cụ quan trọng. Bệnh viện cần tổng hợp doanh thu từ các nguồn như BHYT, dịch vụ, công khám, giường bệnh và cận lâm sàng, phân bổ chi phí trực tiếp như thuốc, vật tư, công khám, công phẫu thuật, chi phí máy móc, cùng chi phí gián tiếp như quản lý, IT, điện nước, nhà giặt – nhà ăn. Từ đó, lợi nhuận được tính toán chính xác theo từng tuyến điều trị, bao gồm khám ngoại trú, điều trị nội trú, điều trị ban ngày, dịch vụ yêu cầu, khám sức khỏe doanh nghiệp hay các dịch vụ cận lâm sàng. Khi tích hợp hệ thống HIS và ERP, toàn bộ quy trình hạch toán tự động, mang lại báo cáo lãi/lỗ chính xác và kịp thời.
Để lãnh đạo bệnh viện có cái nhìn tổng quan và kịp thời, các dashboard phân tích chi phí – doanh thu realtime là giải pháp không thể thiếu. Dashboard cho phép theo dõi doanh thu theo ngày, theo khoa, theo nhóm dịch vụ, cũng như xu hướng tăng – giảm theo ca trực. Đồng thời, chi phí vật tư, thuốc, nhân sự và các chi phí phát sinh bất thường được giám sát liên tục. Các chỉ số lợi nhuận realtime giúp đánh giá hiệu quả hoạt động từng lượt khám, từng khoa và từng tuyến điều trị, đồng thời cảnh báo khi khoa vượt định mức vật tư, dịch vụ cấu hình sai giá, hồ sơ BHYT có nguy cơ xuất toán hay máy cận lâm sàng hoạt động dưới công suất.
Số hóa quy trình phân tích tài chính mang lại nhiều lợi ích cho toàn bộ bệnh viện. Với lãnh đạo, hệ thống giúp nắm tổng quan sức khỏe tài chính, ra quyết định mở – đóng khoa và đầu tư thiết bị chính xác, đồng thời giảm thất thoát và tối ưu dòng tiền. Phòng tài chính – kế toán được tự động hạch toán từ HIS sang ERP, tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo và hạn chế sai sót khi đối soát BHYT – viện phí. Các khoa, phòng nhờ đó chủ động quản lý nguồn thu, tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Tóm lại, phân tích chi phí – doanh thu theo từng khoa, phòng là nền tảng để bệnh viện vận hành hiệu quả, minh bạch và bền vững. Khi kết hợp với hệ thống tự động hóa và số hóa, báo cáo và dashboard realtime giúp quản lý chi phí chặt chẽ, tối ưu doanh thu và đạt được mục tiêu tài chính lâu dài. Giải pháp công nghệ này không chỉ hỗ trợ quản trị hiệu quả mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ, hướng tới một bệnh viện hiện đại, thông minh và thân thiện với bệnh nhân.