Quản lý tài chính trong bệnh viện luôn phức tạp hơn nhiều so với doanh nghiệp thông thường. Đặc thù của bệnh viện là đa nguồn thu, đa nguồn chi và chịu sự kiểm soát chặt chẽ từ nhiều cơ quan quản lý. Vì vậy, ba nghiệp vụ quan trọng nhất trong vận hành tài chính gồm kế hoạch thanh toán, đề nghị thanh toán và quy trình mua sắm luôn đòi hỏi tính chính xác, minh bạch và cập nhật liên tục.
Trong bối cảnh bệnh viện đang từng bước chuyển đổi số, đặc biệt là triển khai bệnh án điện tử, việc số hóa các quy trình tài chính không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý mà còn tạo nền tảng dữ liệu đồng bộ, liền mạch cho toàn bộ hệ thống. Bài viết dưới đây phân tích rõ bản chất từng nghiệp vụ, rủi ro khi thực hiện thủ công và lý do bệnh viện nên ưu tiên số hóa.
Kế hoạch thanh toán trong bệnh viện là gì và vì sao cần số hóa?
Trong vận hành tài chính bệnh viện, “kế hoạch thanh toán” là tài liệu giúp dự báo các khoản phải trả theo tuần, tháng hoặc quý. Đây là căn cứ để phòng kế toán, phòng vật tư và ban lãnh đạo đưa ra quyết định chi tiêu phù hợp với tình hình thực tế. Một kế hoạch thanh toán đầy đủ thường bao gồm dự kiến chi phí, ưu tiên chi trả theo nhóm (thuốc, vật tư, hóa chất, thiết bị, dịch vụ thuê ngoài…), cân đối dòng tiền và ghi nhận các khoản cam kết.
Tuy nhiên, khi quản lý bằng Excel hoặc sổ sách, bệnh viện rất dễ rơi vào tình trạng lệch dòng tiền. Các khoa phòng có thể gửi yêu cầu thanh toán không theo lịch, trong khi những vật tư hoặc thuốc cần mua gấp lại không còn ngân sách do đã bị “giữ chỗ” cho các khoản mục khác. Ngoài ra, việc không kiểm soát được chi phí cam kết khiến bệnh viện đối mặt nguy cơ vượt dự toán, đặc biệt trong mùa cao điểm điều trị.
Số hóa kế hoạch thanh toán giúp bệnh viện xây dựng hệ thống cảnh báo dòng tiền, tự động tổng hợp công nợ và phân loại mức độ ưu tiên theo từng nhà cung cấp. Các báo cáo trực quan theo ngày, tuần, tháng hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời và giảm đáng kể sai sót do nhập liệu thủ công.
Quy trình đề nghị thanh toán trong bệnh viện và những hạn chế khi xử lý thủ công
Đề nghị thanh toán là nghiệp vụ do các khoa phòng hoặc nhà cung cấp gửi đến bệnh viện nhằm yêu cầu chi trả cho hợp đồng đã nghiệm thu, hàng hóa đã giao, dịch vụ thuê ngoài hoặc các khoản tạm ứng – hoàn ứng. Quy trình này thường bao gồm tạo đề nghị, đính kèm chứng từ, phê duyệt chuyên môn, phê duyệt tài chính, hạch toán và chi trả.
Thực tế tại nhiều bệnh viện, việc chuyển chứng từ giấy hoặc email khiến hồ sơ dễ thất lạc, chậm luân chuyển và gây ùn tắc phê duyệt. Nhà cung cấp có thể ngừng giao hàng nếu không nhận được thanh toán đúng hạn, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động điều trị. Hơn nữa, thiếu công cụ đối chiếu tự động có thể dẫn đến sai sót như thanh toán trùng, thanh toán nhầm nhà cung cấp hoặc không theo dõi đầy đủ các khoản tạm ứng.
Khi được số hóa, toàn bộ quy trình đề nghị thanh toán trở nên minh bạch và mạch lạc. Mỗi hồ sơ đều được gắn trạng thái theo thời gian thực, các chứng từ được lưu trữ điện tử, workflow phê duyệt rõ vai trò giúp giảm 3–5 lần thời gian xử lý.
Rủi ro lớn nhất khi vận hành quy trình thanh toán thủ công trong bệnh viện
Với số lượng giao dịch lớn, lên đến hàng nghìn chứng từ mỗi tháng, bệnh viện phải đối mặt với nhiều rủi ro nếu vẫn vận hành theo phương thức thủ công.
Thứ nhất là thất lạc hoặc sai sót giấy tờ. Một hợp đồng không khớp với hồ sơ nhập kho hay thiếu biên bản nghiệm thu có thể khiến kiểm toán yêu cầu giải trình kéo dài, ảnh hưởng đến uy tín đơn vị.
Thứ hai là quy trình phê duyệt chậm. Các văn bản chuyển tay hoặc chờ ký gây ùn ứ hàng loạt đề nghị thanh toán, gián đoạn nguồn cung và tăng áp lực cho đội ngũ kế toán.
Thứ ba là rủi ro thanh toán sai. Không có hệ thống kiểm soát tự động có thể dẫn đến thanh toán trùng lặp, sai mã hợp đồng, sai gói thầu hoặc không kiểm soát đúng các khoản tạm ứng – hoàn ứng.
Thứ tư là mất kiểm soát dòng tiền cam kết. Việc không theo dõi các khoản đã cam kết khiến bệnh viện dễ vượt dự toán, gây thiếu hụt dòng tiền cho những nhiệm vụ cấp thiết như thanh toán BHYT, mua thuốc cấp cứu hay vật tư ưu tiên.
Giải pháp số hóa quy trình thanh toán – kế hoạch – mua sắm trong bệnh viện
Với kinh nghiệm triển khai các giải pháp công nghệ y tế và hệ thống bệnh án điện tử, chúng tôi xây dựng nền tảng quản trị tài chính tích hợp đáp ứng toàn diện nhu cầu của bệnh viện.
Giải pháp đầu tiên là số hóa kế hoạch thanh toán, cho phép tự động lập kế hoạch theo kỳ, kết nối trực tiếp với các module mua sắm, ERP và HIS. Hệ thống phân tích dòng tiền theo thời gian thực và cảnh báo sớm khi có nguy cơ thiếu hụt để hỗ trợ ra quyết định kịp thời.
Tiếp theo là số hóa đề nghị thanh toán thông qua biểu mẫu điện tử, đính kèm chứng từ trực tuyến, theo dõi trạng thái tự động và workflow phê duyệt theo vai trò. Sau khi được duyệt, hồ sơ được tự động chuyển sang phần mềm kế toán hoặc ERP để hạch toán.
Ở cấp độ cao hơn, quy trình mua sắm – đấu thầu cũng được số hóa toàn diện. Hệ thống kết nối trực tiếp dữ liệu kho, vật tư, dược, theo dõi tiến độ hợp đồng, đối chiếu nhập – nghiệm thu – thanh toán và lưu trữ đầy đủ hồ sơ gói thầu, đáp ứng tiêu chuẩn kiểm toán nhà nước.
Cuối cùng, việc kết nối ERP – HIS – ngân hàng giúp đồng bộ hóa đơn, công nợ và thực hiện thanh toán tự động. Các lệnh chi, ủy nhiệm chi và báo cáo công nợ được sinh tự động, giảm 70% khối lượng giấy tờ và hàng nghìn giờ công mỗi năm.
Lợi ích thiết thực khi số hóa quy trình tài chính trong bệnh viện
Số hóa quy trình thanh toán, mua sắm và kế hoạch tài chính đem lại nhiều giá trị vượt trội. Thời gian phê duyệt được rút ngắn từ 3 đến 5 lần nhờ workflow điện tử. Toàn bộ hồ sơ được lưu trữ dưới dạng số, dễ dàng truy xuất khi kiểm toán. Dòng tiền được kiểm soát chặt chẽ, hạn chế tối đa tình trạng vượt dự toán hoặc thanh toán sai quy định. Bệnh viện nâng cao uy tín với nhà cung cấp nhờ thanh toán đúng hạn và có thể đàm phán mức giá tốt hơn. Quan trọng hơn, đội ngũ kế toán – vật tư – tài chính giảm đáng kể khối lượng công việc hành chính, tập trung vào phân tích và quản trị chiến lược.
Số hóa tài chính không chỉ giúp bệnh viện vận hành minh bạch, an toàn và hiệu quả mà còn là nền tảng quan trọng kết nối liền mạch dữ liệu với bệnh án điện tử và toàn bộ hệ sinh thái quản trị y tế. Đây là bước đi cần thiết để bệnh viện chuyển đổi số thành công và nâng cao chất lượng phục vụ người bệnh trong giai đoạn mới.