Trong hành trình “cai nghiện” bệnh án giấy, nếu như hạ tầng công nghệ là khung xương, dữ liệu là mạch máu, thì chữ ký số chính là linh hồn, là dấu ấn định danh khẳng định giá trị pháp lý cuối cùng của mọi hồ sơ y tế. Đã bao đời nay, nét bút ký tươi của người thầy thuốc và điểm chỉ của người bệnh trên tờ giấy trắng mực đen được xem là bằng chứng không thể chối cãi về trách nhiệm và sự đồng thuận. Khi chuyển sang môi trường số, nỗi lo lớn nhất của các nhà quản lý không phải là máy móc hỏng hóc, mà là câu hỏi: “Làm sao để một cái click chuột có thể thay thế sức nặng ngàn cân của chữ ký tay?”. Công văn số 365/TTYQG-GPQLCL tại Mục V đã đưa ra câu trả lời đanh thép, xác lập một hành lang pháp lý rõ ràng về việc ký và xác thực điện tử, biến chữ ký số trở thành “chiếc chìa khóa vàng” mở ra cánh cửa của bệnh viện không giấy tờ.
Quy định tại Công văn 365 không chỉ dừng lại ở việc yêu cầu bác sĩ ký số, mà nó mở rộng phạm vi chủ thể một cách toàn diện và chặt chẽ hơn bao giờ hết. Cụ thể, phần mềm hồ sơ bệnh án điện tử bắt buộc phải cho phép không chỉ nhân viên y tế, mà cả người bệnh hoặc người đại diện của người bệnh thực hiện ký, xác nhận điện tử . Đây là một điểm mới và cũng là thách thức lớn nhất trong thực tiễn triển khai. Chúng ta đã quen với việc bác sĩ có USB Token để ký đơn thuốc, nhưng làm sao để một bệnh nhân, người có thể là nông dân, người già, không rành công nghệ, có thể “ký số” vào phiếu cam đoan phẫu thuật hay phiếu đồng ý điều trị ngay trên phần mềm? Nếu không giải quyết được bài toán này, bệnh viện vẫn sẽ phải in giấy ra để bệnh nhân ký tay, và mục tiêu “bệnh viện không giấy tờ” sẽ thất bại ở phút chót. Công văn 365 đã dẫn chiếu thẳng tới Luật Giao dịch điện tử và Thông tư số 13/2025/TT-BYT, yêu cầu các giải pháp công nghệ phải đáp ứng được tính xác thực này. Điều đó đòi hỏi phần mềm EMR phải tích hợp được các công nghệ ký hiện đại như ký trên màn hình cảm ứng (Sign on Glass), xác thực sinh trắc học (vân tay, khuôn mặt) hoặc tích hợp với VNeID, biến việc ký xác nhận của người bệnh trở nên đơn giản như việc ký lên một tờ giấy, nhưng lại được lưu trữ và bảo mật bằng công nghệ số.
Đối với đội ngũ y bác sĩ, Công văn 365 đặt ra yêu cầu về việc quản lý và sử dụng chữ ký số một cách nghiêm ngặt. Cơ sở khám bệnh, chữa bệnh cần ban hành quy chế nội bộ quy định rõ trách nhiệm của từng cá nhân đối với chữ ký số của mình. Chữ ký số không đơn thuần là công cụ, nó là đại diện pháp lý của người thầy thuốc. Một khi đã ký số và phát hành hồ sơ, nội dung đó sẽ không thể bị thay đổi hay chối bỏ. Điều này đặt ra áp lực thay đổi thói quen làm việc rất lớn. Nếu trước đây, bác sĩ có thể viết nháp rồi sửa lại, hoặc ký bổ sung sau, thì nay, mọi thao tác ký đều được hệ thống ghi nhận thời gian thực (Time Stamp). Chính vì vậy, giải pháp phần mềm của Meditech được thiết kế không chỉ để đáp ứng yêu cầu kỹ thuật “ký được”, mà còn tối ưu hóa trải nghiệm “ký nhanh” và “ký thuận tiện”. Chúng tôi thấu hiểu nỗi vất vả của các bác sĩ khi phải ký hàng trăm hồ sơ mỗi ngày, vì vậy tính năng “Ký lô” (ký nhiều văn bản cùng lúc) và “Ký số từ xa” (ký trên thiết bị di động mà không cần cắm USB Token vào máy tính) đã được tích hợp sâu vào hệ thống, giúp quy trình ký duyệt diễn ra mượt mà, không làm gián đoạn công tác chuyên môn.
Hơn thế nữa, giá trị của chữ ký số theo Công văn 365 còn nằm ở khả năng xác thực điện tử liên thông. Khi một hồ sơ bệnh án được ký số hợp lệ tại bệnh viện A, nó sẽ được công nhận giá trị pháp lý khi chuyển sang bệnh viện B hoặc khi gửi lên Cổng giám định Bảo hiểm xã hội. Điều này xóa bỏ rào cản về địa lý và hành chính, giúp dữ liệu “biết nói” và có sức nặng pháp lý ở bất cứ đâu. Tuy nhiên, để đạt được điều này, hệ thống chữ ký số của bệnh viện phải tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật quốc gia, đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu sau khi ký. Bất kỳ một sự can thiệp nhỏ nào vào dữ liệu sau thời điểm ký đều sẽ làm “vỡ” chữ ký và bị hệ thống cảnh báo ngay lập tức. Đây chính là cơ chế bảo vệ quyền lợi cho cả bác sĩ và bệnh nhân, minh bạch hóa quá trình điều trị và hạn chế tối đa các tranh chấp y khoa không đáng có.
Tại Meditech, chúng tôi không chỉ cung cấp công cụ ký, chúng tôi cung cấp một hệ sinh thái xác thực toàn diện. Đối với bác sĩ, chúng tôi hỗ trợ đa dạng các loại hình ký số từ USB Token truyền thống đến Smart CA (ký số qua App). Đối với bệnh nhân, giải pháp EMR của Meditech tích hợp sẵn các biểu mẫu điện tử trên máy tính bảng (Tablet), cho phép bệnh nhân đọc và ký trực tiếp bằng bút cảm ứng, đồng thời lưu trữ kèm theo ảnh chụp khuôn mặt hoặc vân tay để tăng tính xác thực (eKYC). Chúng tôi cũng đồng hành cùng Ban Giám đốc bệnh viện trong việc soạn thảo và ban hành các quy chế quản lý chữ ký số nội bộ, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đúng hành lang pháp lý mà Công văn 365 và Luật Giao dịch điện tử quy định.
Triển khai chữ ký số và xác thực điện tử là bước đi cuối cùng để hoàn thiện bức tranh chuyển đổi số, nhưng cũng là bước đi đòi hỏi sự dũng cảm thay đổi thói quen cũ. Công văn 365 đã trao cho chúng ta tấm bản đồ pháp lý, và công nghệ đã sẵn sàng để hiện thực hóa nó. Đừng để những rào cản tâm lý hay thói quen dùng bút bi níu chân sự phát triển của bệnh viện. Hãy trang bị cho đội ngũ y bác sĩ và người bệnh của Quý vị những công cụ xác thực hiện đại nhất, an toàn nhất. Khi chữ ký số được đóng xuống, đó không chỉ là sự xác nhận về mặt chuyên môn, mà còn là lời khẳng định đanh thép về vị thế của một bệnh viện tiên phong, minh bạch và tuân thủ pháp luật. Meditech cam kết sẽ là người bạn đồng hành tin cậy, giúp Quý vị nắm chắc chiếc “chìa khóa vàng” này để mở ra tương lai số hóa thành công.