Trong hệ thống hồ sơ khám chữa bệnh, mỗi dịch vụ kỹ thuật (DVKT) đều phải thuộc một mã nhóm cụ thể, bao gồm xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh, thủ thuật, phẫu thuật, giường bệnh hay khám bệnh. Tuy nhiên, thực tế triển khai tại nhiều bệnh viện cho thấy lỗi “DVKT sai mã nhóm với danh mục thực hiện” vẫn xảy ra phổ biến.
Lỗi này có thể biểu hiện dưới nhiều hình thức. Một DVKT thuộc nhóm cận lâm sàng lại được ghi nhầm sang nhóm thủ thuật. Dịch vụ giường bệnh lại được xếp vào nhóm khám. Thậm chí, dịch vụ phẫu thuật hay thủ thuật đôi khi được chọn sai mã nhóm BHYT, hoặc sai mã đối tượng tương ứng với mức hưởng DVKT. Trong một số trường hợp, DVKT thuộc nhóm A nhưng danh mục bệnh viện lại cấu hình ở nhóm B.
Dù đây là lỗi nhỏ, nhưng hậu quả lại rất nghiêm trọng. Hồ sơ nhập liệu vẫn có thể lưu lại, nhưng khi xuất XML gửi lên cơ quan BHYT sẽ bị trả về ngay. Điều này không chỉ gây tốn thời gian chỉnh sửa mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến thanh toán, chi trả và quản lý chi phí của bệnh viện.
Nguyên nhân dẫn đến DVKT sai mã nhóm thường xuất phát từ nhiều lý do. Danh mục DVKT chưa được đồng bộ theo quy định BHYT 4750 khiến mã BHYT khác với mã nội bộ, hoặc nhóm DVKT không khớp giữa hai danh mục. Trong hệ thống HIS, người dùng tạo DVKT mới nhưng chọn sai nhóm, hoặc copy từ DVKT cũ khiến nhóm bị kế thừa sai. Bác sĩ chỉ định đúng nhưng MA_NHOM_BHYT của DVKT cấu hình sai khiến nhân viên viện phí không thể phát hiện bằng mắt thường. Ngoài ra, khi DVKT được cập nhật sau nhưng hồ sơ đã thanh toán không được điều chỉnh, lỗi sẽ lan rộng trên nhiều hồ sơ trong tháng.
Hậu quả khi DVKT sai mã nhóm không chỉ dừng lại ở việc XML báo lỗi nhóm dịch vụ không hợp lệ, mà còn làm sai phạm vi chi trả, tính sai thành tiền, DVKT không được duyệt và hồ sơ BHYT bị từ chối. Thậm chí, một DVKT sai có thể làm lỗi toàn bộ XML2 hoặc XML3, ảnh hưởng đến hàng trăm dòng chi phí.
Để xử lý vấn đề này, MEDITECH HIS triển khai cơ chế kiểm tra tự động ngay từ khâu cấu hình danh mục. Hệ thống cảnh báo nếu DVKT không khớp nhóm, nhóm không nằm trong danh mục BHYT hoặc mã nhóm sai định dạng. Trước khi xuất XML, MEDITECH HIS chạy bộ kiểm tra chuyên sâu để phát hiện sai nhóm, sai mã BHYT hoặc sai phạm vi DVKT. Nhờ vậy, hồ sơ được chuẩn hóa, tránh sai sót, đảm bảo luôn hợp lệ và đúng chuẩn BHYT.
“DVKT sai mã nhóm” có thể là lỗi nhỏ, nhưng tác động của nó đến công tác quản lý viện phí và hồ sơ BHYT là không hề nhỏ. Nhờ các cơ chế kiểm tra tự động, MEDITECH HIS giúp các bệnh viện chuẩn hóa danh mục dịch vụ, chặn sai sót và đảm bảo mọi hồ sơ luôn chính xác, minh bạch và thuận tiện cho thanh toán bảo hiểm.