Trong môi trường bệnh viện, đặc biệt là tại các khoa phòng lâm sàng, nhịp độ làm việc luôn ở mức “căng như dây đàn”. Một ngày làm việc bắt đầu bằng buổi giao ban sáng, nơi hàng tá đầu việc được đưa ra: Bác sĩ A hội chẩn ca này, Điều dưỡng B chuẩn bị dụng cụ ca kia, Phòng Hành chính nhớ sửa cái điều hòa phòng mổ… Thế nhưng, vấn đề nằm ở chỗ: Tất cả thường chỉ là “lời nói gió bay” hoặc những tờ giấy ghi chú dán vội vàng.
Hậu quả là gì? “Em tưởng anh làm rồi”, “Chị quên chưa nhắc em”, hay tệ hơn là những sự cố y khoa hoặc hỏng hóc thiết bị do việc bảo trì bị bỏ sót. Tại Meditech, chúng tôi tin rằng một hệ thống ERP hoàn chỉnh không chỉ quản lý dữ liệu, mà phải quản lý được cả “hành động”. Đó là lý do phân hệ Quản lý Công việc (Task Management) ra đời, đóng vai trò như một người điều phối vô hình nhưng kỷ luật sắt đá.
Với phân hệ Công việc của Meditech, mọi chỉ đạo từ Ban Giám đốc hay Trưởng khoa đều được chuyển hóa thành một “Mã công việc” cụ thể trên hệ thống. Không còn chuyện giao việc qua tin nhắn Zalo trôi tuột đi mất. Mỗi đầu việc khi được tạo ra đều phải trả lời đủ các câu hỏi: Ai làm? Làm gì? Khi nào phải xong? Và ai là người phối hợp?
Khi một nhiệm vụ được khởi tạo, ngay lập tức điện thoại của người chịu trách nhiệm sẽ rung lên thông báo từ App Meditech. Dù bác sĩ đang đi buồng hay điều dưỡng đang ở phòng trực, họ đều nắm bắt được nhiệm vụ tức thì. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho các công việc có tính quy trình lặp lại nhưng dễ quên, ví dụ: “Kiểm tra hạn sử dụng tủ thuốc trực cấp cứu hàng ngày” hay “Vệ sinh máy xét nghiệm định kỳ vào thứ 6”. Hệ thống sẽ tự động nhắc việc, biến những quy định trên giấy thành thói quen kỷ luật tự giác.
Một điểm ưu việt khác của module này là khả năng “minh bạch hóa” sự nỗ lực. Trong các cuộc họp bình bầu cuối tháng, thay vì đánh giá cảm tính “Em thấy bạn này nhiệt tình”, Meditech đưa ra con số thực tế: Tháng này nhân viên A hoàn thành 100% công việc đúng hạn, nhân viên B còn tồn đọng 5 việc quá hạn.
Dữ liệu từ phân hệ Công việc sẽ được liên kết trực tiếp với phân hệ Nhân sự (mà chúng ta đã tìm hiểu ở Bài 1) để tính KPI và lương thưởng. Điều này tạo ra một môi trường làm việc công bằng, nơi mọi nỗ lực đều được ghi nhận xứng đáng. Lãnh đạo bệnh viện cũng không cần phải kè kè đi nhắc việc, chỉ cần mở Dashboard lên là biết ngay “nút thắt cổ chai” đang nằm ở bộ phận nào để tháo gỡ kịp thời.
Hơn thế nữa, phân hệ này còn hỗ trợ đắc lực cho việc quản lý các dự án nội bộ như: Tổ chức hội thảo khoa học, Triển khai kỹ thuật mới, hay Chuẩn bị hồ sơ thẩm định chất lượng bệnh viện. Tất cả các tài liệu, biên bản, file ghi âm cuộc họp đều được lưu trữ tập trung theo từng dự án, giúp việc tra cứu lại sau này trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Khi con người đã làm việc đúng quy trình, khách hàng đã được chăm sóc tốt, câu hỏi tiếp theo đặt ra cho nhà quản lý là: “Làm sao quản lý khối tài sản khổng lồ từ tòa nhà, máy móc đắt tiền đến từng chiếc ghế ngồi chờ?”. Một bệnh viện hiện đại không thể để tài sản thất thoát hay hỏng hóc mà không ai hay biết. Hãy cùng đón đọc bài tiếp theo về phân hệ “Quản lý Tài sản” (Asset Management).
Cùng Meditech – Đưa y tế Việt Nam lên tầm cao mới
Nếu Quý bệnh viện, phòng khám đang tìm kiếm giải pháp Bệnh án điện tử chuẩn Bộ Y tế, vận hành hiệu quả và dễ dàng triển khai, Meditech sẵn sàng đồng hành từ tư vấn – triển khai – bảo trì.
📞 Hotline: 0799111115
🌐 Website: www.meditech.vn
📧 Email: mms.meditech@gmail.com