Khám sức khỏe doanh nghiệp (KSĐK) ngày càng trở thành một nguồn doanh thu quan trọng ngoài BHYT đối với các bệnh viện. Tuy nhiên, nhiều đơn vị vẫn quản lý KSĐK bằng Excel hoặc giấy tờ rời rạc, dẫn đến những hạn chế nghiêm trọng như sai lệch báo giá, khó nắm rõ lãi/lỗ theo từng gói, chậm xuất hóa đơn, thất thoát doanh thu và khó quản lý lịch đoàn đông người.
Trong bối cảnh này, việc ứng dụng phần mềm quản lý KSĐK giúp tự động hóa toàn bộ quy trình từ báo giá, hợp đồng, đến quyết toán và báo cáo lợi nhuận, mang lại hiệu quả quản lý rõ rệt và tối ưu dòng tiền cho bệnh viện.
Tự động hóa hợp đồng và bảng giá KSĐK
Quy trình KSĐK liên quan đến nhiều bước phức tạp, từ tạo báo giá, ký hợp đồng, phân công đoàn khám, ghi nhận kết quả, tổng hợp chi phí, đến quyết toán. Khi thực hiện thủ công, bệnh viện rất dễ gặp sai sót. Phần mềm quản lý KSĐK giải quyết vấn đề này bằng cách tự động hóa toàn bộ quy trình. Người dùng có thể tạo báo giá theo mẫu, khai báo các gói khám như cơ bản, nâng cao hoặc theo ngành nghề độc hại, tự động tính giá theo số lượng nhân viên, điều chỉnh chiết khấu theo từng doanh nghiệp và xuất báo giá dưới dạng PDF hoặc Word gửi khách hàng. Hợp đồng điện tử cũng được quản lý dễ dàng, cho phép theo dõi tình trạng từng hợp đồng, lưu trữ online và quản lý nhiều đợt khám của cùng một doanh nghiệp. Sau khi nhập kết quả khám, phần mềm tự động tổng hợp số lượng khám thực tế, các dịch vụ phát sinh, điều chỉnh giá và xuất bảng kê đối soát, đồng bộ dữ liệu sang phần mềm kế toán hoặc ERP, giúp giảm tới 80% thời gian tổng hợp và hạn chế sai sót.
Tối ưu dòng tiền từ dịch vụ KSĐK
Mặc dù KSĐK mang lại doanh thu lớn, quản lý thủ công dễ dẫn đến thất thoát. Phần mềm quản lý KSĐK hỗ trợ tối ưu dòng tiền bằng cách theo dõi công nợ doanh nghiệp chính xác, cảnh báo các khoản nợ lâu, tự động đối chiếu hóa đơn và thanh toán. Mọi giao dịch từ KSĐK đều được hạch toán tự động sang ERP, giảm sai sót về tài chính, phản ánh doanh thu kịp thời và minh bạch dòng tiền. Ngoài ra, phần mềm còn theo dõi chi phí theo từng đợt KSĐK, bao gồm chi phí nhân sự, thiết bị lưu động, xét nghiệm, vật tư và vận chuyển, từ đó tự động tính toán lãi/lỗ theo từng hợp đồng, giúp bệnh viện tránh thất thoát và nâng cao hiệu quả tài chính.
Phân tích lợi nhuận theo từng gói khám và đối tác
Một trong những lợi ích quan trọng nhất của phần mềm là cung cấp báo cáo phân tích chi tiết về lợi nhuận. Bệnh viện có thể xác định gói khám nào sinh lời tốt, gói nào đang lỗ. Phần mềm tự động tính lợi nhuận theo gói khám (cơ bản, nâng cao, theo ngành nghề độc hại, theo mức giá thỏa thuận) và theo doanh nghiệp, đồng thời cung cấp tỷ lệ tái ký hợp đồng hàng năm. Báo cáo theo thời gian giúp so sánh KPI doanh thu từng kỳ, dự báo doanh thu năm tiếp theo và hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định xây dựng gói khám phù hợp, tối ưu chi phí và nâng cao lợi nhuận.
Quản lý lịch đoàn KSĐK và xuất hóa đơn tự động
Quản lý lịch khám đoàn lớn thường rất phức tạp, với hàng chục đến hàng nghìn người trong mỗi đợt. Việc phân tuyến hợp lý, tránh ùn tắc khu khám và điều phối nhân sự – thiết bị là thách thức lớn. Phần mềm hỗ trợ tạo lịch đoàn khám theo ngày, địa điểm, phân bổ bác sĩ, điều dưỡng và thiết bị, đồng thời in phiếu khám và QR check-in cho nhân viên doanh nghiệp, giúp giảm thời gian chờ và tự động đưa thông tin vào quy trình khám. Sau khi hoàn tất, hóa đơn điện tử được xuất ngay lập tức, đồng bộ sang hệ thống kế toán, giúp giảm 90% thời gian xử lý sau khám và nâng cao sự hài lòng của khách hàng doanh nghiệp.
Ứng dụng phần mềm quản lý KSĐK mang lại nhiều lợi ích cho bệnh viện, từ tự động hóa hợp đồng, báo giá, quyết toán, quản lý dòng tiền minh bạch, phân tích lãi/lỗ theo từng gói và đối tác, đến quản lý lịch đoàn chuyên nghiệp và xuất hóa đơn điện tử. Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng tăng, bệnh viện nào quản lý tốt KSĐK sẽ không chỉ tăng doanh thu bền vững, nâng cao thương hiệu mà còn mở rộng hợp tác hiệu quả với doanh nghiệp.