Trong bối cảnh chuyển đổi số ngành Y tế đang diễn ra mạnh mẽ, việc số hóa công tác khám sức khỏe đoàn trở thành nhu cầu cấp thiết đối với các đơn vị y tế và doanh nghiệp có số lượng lao động lớn. Đây vốn là quy trình phức tạp, liên quan nhiều bước nhập liệu, tổng hợp và trả kết quả, dễ phát sinh sai sót nếu làm thủ công. Nhờ áp dụng công nghệ, toàn bộ quy trình được tối ưu hóa, giảm thời gian xử lý và nâng cao độ chính xác.
Với kinh nghiệm trong triển khai bệnh án điện tử và vận hành hệ thống y tế thông minh, Công ty Cổ phần Công nghệ Meditech đã xây dựng giải pháp số hóa khám sức khỏe đoàn toàn diện, giúp các cơ sở y tế chuyển đổi từ quy trình giấy tờ truyền thống sang mô hình hiện đại – nhanh chóng – chính xác – không giấy tờ.
Trước khi ứng dụng công nghệ, các đơn vị y tế thường phải nhập danh sách nhân sự vào Excel bằng tay, nhập kết quả từng chuyên khoa một cách thủ công, sau đó đối chiếu giữa các bộ phận rồi tổng hợp kết quả thủ công trên nhiều file khác nhau. Cuối cùng, báo cáo được in giấy, ký đóng dấu và chuyển lại cho doanh nghiệp. Quy trình này vừa tốn thời gian, vừa tốn nhân lực, lại dễ xảy ra sai sót. Một đoàn 500 người có thể cần tới bốn đến năm nhân sự làm việc liên tục trong một tuần mới hoàn thiện đầy đủ hồ sơ. Đây là áp lực lớn đối với cả cơ sở y tế lẫn khách hàng doanh nghiệp, đặc biệt trong mùa cao điểm.
Việc số hóa quy trình khám sức khỏe đoàn giúp giải quyết triệt để những hạn chế nói trên. Hệ thống của Công ty Cổ phần Công nghệ Meditech bắt đầu bằng việc chuẩn hóa dữ liệu đầu vào. Doanh nghiệp được cung cấp một mẫu Excel chuẩn chứa đầy đủ các trường thông tin cần thiết. Khi tải lên hệ thống, phần mềm sẽ tự động kiểm tra định dạng, phát hiện dữ liệu trùng hoặc thiếu và chuẩn hóa lại mã nhân viên hay phòng ban. Nhờ vậy, dữ liệu đầu vào luôn sạch và chính xác trước khi chuyển sang các bước xử lý tiếp theo.
Bên cạnh đó, toàn bộ dữ liệu nhân sự được hệ thống tự động đọc và đồng bộ mà không cần nhập tay. Các cột thông tin được phần mềm tự nhận diện và ánh xạ chính xác vào hệ thống. Từng nhân sự được phân tuyến vào các chuyên khoa phù hợp chỉ trong vài giây. Việc tự động hóa này giúp tiết kiệm từ 70% đến 80% thời gian nhập liệu và giảm gần như hoàn toàn các nhầm lẫn thường gặp khi thao tác thủ công.
Một điểm đột phá khác nằm ở việc nhập kết quả khám trực tiếp qua mẫu Excel chuẩn dành riêng cho từng chuyên khoa. Bác sĩ hoặc kỹ thuật viên chỉ cần điền kết quả khám vào file này, sau đó tải lên hệ thống. Phần mềm sẽ tự động đọc tất cả chỉ số, đối chiếu với nhân sự theo mã hoặc barcode và cập nhật vào hồ sơ khám. Cách làm này không chỉ đơn giản, dễ thao tác mà còn đặc biệt hiệu quả khi xử lý các đoàn lớn, giúp tăng tốc độ làm việc gấp nhiều lần.
Sau khi dữ liệu được đồng bộ, hệ thống tiến hành tổng hợp và phân loại sức khỏe tự động dựa trên Thông tư 14/2013/BYT. Hệ thống lấy toàn bộ dữ liệu lâm sàng và cận lâm sàng, tự động chấm điểm, đánh giá và phân loại sức khỏe theo đúng tiêu chuẩn của Bộ Y tế. Các chỉ số bất thường được cảnh báo rõ ràng, đồng thời báo cáo kết quả được tổng hợp theo phòng ban, giới tính và độ tuổi để doanh nghiệp dễ dàng theo dõi.
Một trong những ưu điểm được doanh nghiệp đánh giá rất cao là khả năng trả kết quả qua Zalo OA. Người lao động có thể nhận kết quả ngay trên điện thoại, bao gồm bản kết luận tổng quát, file PDF chi tiết và các khuyến cáo sức khỏe cá nhân hóa. Việc này giúp doanh nghiệp không cần chờ in ấn hay phát hồ sơ giấy, đồng thời hỗ trợ người lao động dễ dàng lưu trữ thông tin sức khỏe của mình.
Bên cạnh đó, toàn bộ hồ sơ khám sức khỏe, kết luận và báo cáo đoàn đều được ký số điện tử bằng chứng thư số hợp lệ. Kết quả đã ký số có tính pháp lý hoàn toàn tương đương với chữ ký tay và dấu đỏ, đảm bảo nguyên vẹn dữ liệu và có thể sử dụng trực tiếp trong các thủ tục nhân sự, tuyển dụng, an toàn lao động hay bảo hiểm xã hội. Đây là yếu tố quan trọng giúp các doanh nghiệp và cơ sở y tế chuyển đổi sang mô hình không giấy tờ, tiết kiệm chi phí và đảm bảo an toàn dữ liệu.
Sau khi áp dụng giải pháp số hóa, hiệu quả mang lại rất rõ rệt. Số nhân sự cần cho công tác nhập liệu và tổng hợp giảm từ năm người xuống còn một hoặc hai người. Thời gian xử lý một đoàn 500 người rút từ một tuần xuống chỉ còn vài giờ. Sai sót nhập liệu gần như bị loại bỏ hoàn toàn. Kết quả được trả nhanh chóng, chuyên nghiệp hơn và doanh nghiệp cũng hài lòng hơn với quy trình minh bạch, hiệu quả và tiện lợi.
Có thể khẳng định, số hóa công tác khám sức khỏe đoàn là bước chuyển quan trọng giúp nâng cao chất lượng dịch vụ y tế và phù hợp với xu hướng chuyển đổi số quốc gia. Giải pháp của Công ty Cổ phần Công nghệ Meditech không chỉ tự động hóa toàn bộ quy trình mà còn liên thông trực tiếp với bệnh án điện tử, tạo nên hệ sinh thái quản lý khám chữa bệnh hiện đại, an toàn và bền vững. Đây là nền tảng giúp các đơn vị y tế tiến tới mô hình khám sức khỏe đoàn nhanh chóng, chính xác, không giấy tờ và nâng cao trải nghiệm toàn diện cho khách hàng.
Nếu đơn vị của bạn đang tìm kiếm giải pháp tối ưu hóa quy trình khám sức khỏe đoàn, Công ty Cổ phần Công nghệ Meditech sẵn sàng đồng hành và triển khai hệ thống số hóa hiện đại – toàn diện – linh hoạt cho mọi quy mô doanh nghiệp.