Trong bối cảnh chuyển đổi số y tế đang phát triển mạnh mẽ, việc tích hợp ERP (Enterprise Resource Planning) với HIS (Hospital Information System) đã trở thành yêu cầu thiết yếu đối với các cơ sở y tế hướng tới mô hình quản trị hiện đại, minh bạch và vận hành tự động hóa. Đặc biệt, với các bệnh viện đang triển khai bệnh án điện tử, sự kết nối giữa hai hệ thống này tạo ra một nền tảng dữ liệu vững chắc, đảm bảo tính chuẩn xác, liên thông và an toàn – những yếu tố cốt lõi để xây dựng bệnh viện số toàn diện.
Nguồn dữ liệu duy nhất – Nền tảng cho vận hành hiệu quả
Khi ERP và HIS được kết nối trực tiếp, toàn bộ dữ liệu từ các khâu tiếp nhận bệnh nhân, khám chữa bệnh, cận lâm sàng, sử dụng thuốc và vật tư, thu viện phí, thanh toán BHYT đến nhập xuất kho và chi phí điều trị đều được tập trung về một hệ thống duy nhất. Điều này giúp loại bỏ hoàn toàn tình trạng trùng lặp, sai lệch hay thất thoát dữ liệu. Các phòng ban làm việc trên cùng một nền tảng thông tin thống nhất, giúp tinh gọn quy trình phối hợp và rút ngắn thời gian đối soát. Lãnh đạo bệnh viện dễ dàng theo dõi dashboard theo thời gian thực, từ đó đưa ra quyết định nhanh và chính xác hơn.
Hạch toán tự động theo thời gian thực – Giảm tới 90% sai sót
Một trong những giá trị quan trọng nhất của việc tích hợp ERP – HIS là khả năng tạo bút toán kế toán tự động. Mọi nghiệp vụ phát sinh trong HIS như thu – hoàn ứng, khám bệnh, phẫu thuật, sử dụng thuốc, thanh toán BHYT hay doanh thu dịch vụ đều được đẩy trực tiếp sang ERP để định khoản chính xác. Hệ thống tự động hạch toán doanh thu theo từng khoa phòng, ghi nhận chi phí, xuất kho, công nợ và tổng hợp báo cáo tài chính theo đúng quy định kế toán y tế. Nhờ đó, kế toán không phải nhập liệu thủ công, giảm tối đa sai sót và không còn áp lực “chạy số” cuối tháng.
Theo dõi chi phí điều trị chi tiết đến từng bệnh nhân
Khi dữ liệu từ HIS được luân chuyển tự động sang ERP, toàn bộ chi phí thuốc, vật tư, giường bệnh, thủ thuật, xét nghiệm và chi phí tiêu hao sẽ được tính toán chính xác cho từng bệnh án. Hệ thống hình thành bảng phân tích chi phí điều trị chi tiết, giúp bệnh viện theo dõi lãi – lỗ của từng dịch vụ, xây dựng giá dịch vụ phù hợp, đồng thời giảm thất thoát vật tư và hỗ trợ hiệu quả cho khâu quyết toán BHYT. Đây là yếu tố đặc biệt quan trọng khi bệnh viện triển khai bệnh án điện tử, bởi tính minh bạch và khả năng truy xuất dữ liệu là yêu cầu bắt buộc.
Tối ưu quy trình thu – chi và thanh toán trong bệnh viện
Khi HIS ghi nhận khoản thu, ERP sẽ tự động cập nhật doanh thu, điều chỉnh công nợ, ghi nhận quỹ tiền mặt hoặc POS, đối chiếu với hóa đơn điện tử và tổng hợp các sổ sách liên quan. Việc tích hợp này mang lại môi trường tài chính minh bạch, giảm rủi ro thất thoát tiền mặt và hỗ trợ bệnh viện triển khai đa dạng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt như QR, POS, ví điện tử hay mobile banking. Bệnh viện cũng dễ dàng tuân thủ các quy định về hóa đơn điện tử và thanh toán số.
Quản trị kho – vật tư – thuốc theo chuẩn và chính xác
Hệ thống ERP liên thông với HIS giúp kiểm soát tồn kho theo thời gian thực, tự động xuất kho theo chuẩn FIFO hoặc FEFO, kiểm soát hạn dùng và tính giá vốn chính xác. Nhờ đó, chênh lệch số liệu giữa kho HIS và kế toán được xóa bỏ, giúp bệnh viện quản lý thuốc, hóa chất và vật tư y tế theo đúng quy định của Bộ Y tế. Kho vận hành hiệu quả hơn, tránh tồn kho chết và giảm chi phí mua sắm.
Quản trị đa nguồn thu – đa đối tượng minh bạch và hiệu quả
Bệnh viện có nhiều luồng doanh thu khác nhau như khám BHYT, khám dịch vụ, đồng chi trả, gói dịch vụ, ngày giường, BHYT thương mại hoặc các dịch vụ cận lâm sàng. Sự tích hợp giữa ERP và HIS giúp tự động phân tách doanh thu theo từng nhóm, từng đối tượng, hỗ trợ bệnh viện theo dõi tài chính minh bạch cho từng mảng hoạt động. Điều này đặc biệt hữu ích trong phân tích hiệu quả dịch vụ và ra quyết định chiến lược.
Tuân thủ quy định pháp lý và chuẩn dữ liệu y tế
Việc tích hợp ERP – HIS giúp bệnh viện đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý như bảo mật dữ liệu y tế, hóa đơn điện tử, chuẩn thanh toán không tiền mặt, chuẩn báo cáo tài chính và báo cáo BHYT theo XML. Hệ thống cũng dễ dàng kết nối theo các chuẩn ISO, HL7, FHIR tùy theo mức độ triển khai của bệnh viện. Đây là nền tảng quan trọng để bệnh viện sẵn sàng cho thanh tra, kiểm toán và quyết toán BHYT một cách nhanh chóng và minh bạch.
Tích hợp ERP với HIS không chỉ mang lại vận hành trơn tru mà còn giúp bệnh viện tự động hóa toàn diện hoạt động tài chính – kế toán, giảm sai sót, tối ưu chi phí và nâng cao tính minh bạch. Sự liên thông dữ liệu này là nền tảng để nâng cao chất lượng dịch vụ, cải thiện trải nghiệm bệnh nhân và xây dựng một hệ thống bệnh án điện tử an toàn, đồng bộ và hiện đại. Đây chính là bước đi quan trọng nhất trong lộ trình chuyển đổi số mà các bệnh viện cần ưu tiên triển khai trong giai đoạn hiện nay.