Trong nhiều bệnh viện, công tác quyết toán BHYT luôn là “nút thắt” khiến cán bộ hồ sơ, nhân viên viện phí và hệ thống HIS phải đối mặt với nhiều khó khăn mỗi tháng. Dù hồ sơ trông “đúng”, XML vẫn thường bị trả về với hàng loạt lỗi như lỗi 1, 8, 9, 31, 47, 115 hay 118. Điều này khiến công việc trở nên căng thẳng và tốn thời gian, đặc biệt với những cán bộ mới.
Điểm chung của những lỗi này là chúng đều thuộc nhóm lỗi logic 4750. Thực tế, nhóm lỗi này chiếm gần 80% sự cố XML tại các bệnh viện. Tuy nhiên, MEDITECH HIS được thiết kế để tự phát hiện và ngăn chặn toàn bộ các lỗi này ngay từ bước nhập liệu, giúp quá trình gửi hồ sơ BHYT trở nên nhanh chóng và chính xác.
Vì sao lỗi 4750 chiếm phần lớn lỗi XML BHYT?
Nguyên nhân chính không phải do nhập liệu sai, mà xuất phát từ việc dữ liệu “không khớp logic”. Lỗi 4750 không đơn giản là sai định dạng mà là lỗi tương quan dữ liệu. Ví dụ, mã ĐKBĐ không đúng tỉnh trên thẻ, thành tiền không khớp tổng hợp, ngày vào viện lớn hơn ngày hết hợp đồng CSKCB, lý do vào viện không phù hợp loại KCB hay mã thẻ đúng nhưng 10 ký tự sau không phải số. Những quy tắc này nhiều đến mức không ai có thể nhớ hết, dẫn đến lỗi XML xảy ra dù hồ sơ trông có vẻ “đúng”.
Một lỗi nhỏ cũng có thể khiến toàn bộ danh sách hồ sơ bị “đỏ”. Sai một ký tự thẻ, nhập sai giờ y lệnh, quên cập nhật danh mục CSKCB hay lệch thành tiền chỉ 0,01 đồng đều có thể khiến XML bị trả về, gây áp lực cho cán bộ BHYT.
MEDITECH HIS ngăn chặn lỗi 4750 ngay từ đầu như thế nào?
MEDITECH HIS được phát triển dựa trên kinh nghiệm thực tế từ hàng trăm bệnh viện, tích hợp sẵn bộ quy tắc kiểm tra lỗi 4750 tự động. Khi người dùng nhập dữ liệu tại các màn hình như tiếp đón, nhập viện – ra viện, kê đơn, viện phí, DVKT – VTYT hay thanh toán BHYT, hệ thống sẽ kiểm tra logic ngay lập tức. Các quy tắc bao gồm kiểm tra ngày sinh, ngày vào – ngày ra, mã thẻ đúng định dạng và tỉnh, mã ĐKBĐ nằm trong danh mục, lý do vào viện phù hợp loại KCB, hay không cho phép nhập tiền giường sai danh mục. Nhờ vậy, các lỗi chưa xảy ra đã được ngăn ngay tại chỗ.
MEDITECH HIS còn tự động tính toán và đối chiếu chi phí giữa các XML, giải quyết nhóm lỗi khó nhất thường liên quan đến lệch thành tiền, lệch tỷ lệ BH thanh toán hay lệch giữa các XML. Hệ thống tự tính lại toàn bộ theo công thức 4750, so sánh với dữ liệu người dùng nhập và báo chính xác chỗ lệch từng dòng chi phí. Nhờ vậy, cán bộ viện phí không cần dò thủ công bằng Excel.
Hệ thống cũng tự động kiểm tra danh mục trước khi áp dụng, đảm bảo danh mục tỉnh, mức hưởng, cơ sở KCB, DVKT – VTYT và danh mục gói – phạm vi đều được cập nhật đầy đủ. Nếu phát hiện danh mục sai, hệ thống sẽ cảnh báo để người dùng cập nhật kịp thời.
Trước khi xuất XML lên giám định, MEDITECH HIS thực hiện trình kiểm tra toàn bộ 119 mã lỗi logic 4750, hiển thị rõ ràng lỗi theo từng mã, chỉ ra vị trí cần sửa và gợi ý cách xử lý theo quy tắc. Nhờ vậy, hồ sơ gửi một lần có thể được duyệt ngay mà không phải chỉnh sửa và gửi lại nhiều lần.
Lợi ích thực tế khi sử dụng MEDITECH HIS
Việc ứng dụng MEDITECH HIS giúp bệnh viện giảm từ 60 đến 80% lỗi XML trong kỳ quyết toán, loại bỏ tình trạng hồ sơ “đúng nhưng vẫn đỏ”. Viện phí được xử lý nhanh chóng nhờ chức năng tự kiểm tra chi phí, cán bộ hồ sơ không còn phải đọc từng mã lỗi thủ công, dữ liệu BHYT trở nên sạch và thống nhất, đồng thời giúp lãnh đạo bệnh viện yên tâm vì quy trình được chuẩn hóa ngay từ gốc.
Đa số lỗi XML không phải do thao tác nhập liệu, mà xuất phát từ logic 4750 phức tạp. MEDITECH HIS giúp giải quyết triệt để vấn đề này bằng cách chặn lỗi ngay từ lúc nhập, kiểm tra toàn bộ logic trước khi gửi, đồng bộ danh mục chuẩn và hỗ trợ xử lý chính xác từng mã lỗi. Với MEDITECH HIS, việc kê đúng, tính đúng và gửi đúng hồ sơ BHYT trở nên dễ dàng, đảm bảo dữ liệu sạch ngay từ gốc.